新余市扶贫慈善基金会行政管理制度

      为规范新余市扶贫慈善基金会日常工作，保障各项工作有序进行，特制定本行政管理制度。

一、 行为规范

1、主动维护良好的办公环境秩序，营造团结、互助、尊重、信任的工作氛围；

2、做到上传下达、信息畅通、各尽其职、履行工作职责；

3、保持个人办公桌面及周边办公环境干净整洁，爱护公物；

4、接待来访人员热情、礼貌，语言沟通亲切、真诚；

5、资源善用、成本节约；

6、办公室内禁止吸烟。

二、办公用品管理

1、工作人员应妥善保管、爱护使用日常办公用品；

2、对常用的办公用品类别制定常规办公用品目录，由专门人员遵照采购流程统一购入；

3、申领办公用品需做好登记备案

4、遵循环保节约的原则，办公文具、用品、电器选购可循环利用、补充耗材等的物件（如可替换笔芯的书写笔），员工应配合使用。

5、外借的办公用具、电脑、电器等保持完好的使用状况，应及时归还原处，并做好借出归还的登记备案。

三、档案管理

1、建档范围包含各类申请、登记、审批、会议、人事、财务文件的原件，有关部门交流下发的文件材料、各类活动、会议的照片、视频、音频资料，捐方与受助方有关资料，各类决议、决定、制度等规定性文件，各类重要记录、工作计划、工作总结及其他具有利用和保存价值的文件材料等。

2、档案管理实行集中与分散管理相结合的机制。正在使用的各类档案材料由相关部门管理，两年及两年以上的各类档案材料集中保存管理，并确保档案的安全做好档案防盗、防水渍、防潮、防虫蛀等保管工作。

3、档案分类应依据档案来源、时间、题目、内容等顺序分类管理，并建立明晰的案卷目录。

4、凡需使用档案，均须填写档案调阅单，经批准后方可借阅，借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性。如纪检、监察、财政、审计、公安、检察等依法执行公务，需要查阅基金会档案，档案管理人员应予以配合、协助，事前向分管领导和主管领导报告。

四、印章管理

1、机构各类印章由专人依职权保管，不得转借他人；

2、建立印章管理使用档案，专人使用、领取和归还印章情况在表上予以记登记；

3、需使用印章时，须按要求做好用章登记，将其与所需盖章的文件一并交领导审批，领导签阅后方可盖章；

4、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字；

5、印章原则上不携带外出，确因业务需要将印章带出使用的，应事先填写《印章使用申请单》，说明事项，经秘书长批准后由两人以上共同携带使用；

6、印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向综合管理部报告；

五、信息管理

1、信息披露是指本基金会通过官方网站、官方微博、大众媒体及年度报告等方式，向捐方、受助方、社会公众公布的募捐、资助及活动等信息。

2、信息披露内容包括：组织基本信息、内部管理制度、工作动态、募捐活动、接受捐赠情况、捐赠款物的使用情况、公益信息、财务信息、年度报告及重大事件信息等。

3、对于因披露而可能出现危及国家安全、侵犯他人合法权益的信息，以及我国法律明文禁止披露的信息，本基金会依法不予披露。

4、全体工作人员均有责任确保本机构信息的机密性、完整性，防止机构信息未经授权下被泄露、篡改或破坏。

5、新余市扶贫慈善基金以真实、准确、及时、完整为披露信息的基本原则，最大限度地披露与新余市扶贫慈善基金相关的信息。不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。

六、附则

本制度自签署之日起试行3个月，之后依据试行期评估结果修订再作颁布正式执行；

本制度适用于新余市扶贫慈善基金内部工作人员、各专项基金以及所有资助的公益项目。

新余市扶贫慈善基金拥有对本制度的最终解释权，并有权对本制度之条款进行变更。