新余市扶贫慈善基金会项目管理制度

       为规范新余市扶贫慈善基金会项目管理，确保新余市扶贫慈善基金项目工作的效率及一致性，提高项目质量，更好地实现新余市扶贫慈善基金的使命和战略，根据《中华人民共和国捐赠法》、《基金会管理条例》，结合本基金会的实际情况，制定本制度。

1、项目管理结构

（1）新余市扶贫慈善基金项目管理结构有助于新余市扶贫慈善基金战略目标的实现，与工作策略保持一致，并围绕公益计划展开；

（2）使用逻辑框架方法进行设计；每一个活动都产生清晰的产出和可持续的效果，具有创新性和政策倡导的空间，并有利于传播。

（3）项目管理常规流程可按周期分为几个阶段：

战略规划和工作策略的形成→公益计划设计和审批→具体项目的设计和立项审批→资金拨付→项目实施与监测→项目完成。

2. 公益计划的设计和审批

（1）公益计划需要涵盖的内容：反映的战略规划、解决的问题、目的和目标、工作策略、受益群体、传播方案、筹资方案、可复制性、可持续性、预算或概算、计划时间等信息。

（2）公益计划一般由各部门提议，由秘书长负责发起，递交给公益计划审核小组审议。公益计划审议小组由秘书长、各部门负责人和经秘书长提议的其他相关人员组成。公益计划审议小组的召集人由发起该计划的部门负责人担任。

（3）公益计划经秘书长确认成熟后，由秘书长提交理事长办公会议审议后报执行理事长批准。

（4）各部门提出的某些社会问题的解决方案，如因各种原因不能纳入现有的公益计划，但因其具备创新性、可复制性和可持续性，具备升级为公益计划的可能性，可作为试点项目进行设计和执行，但需要在描述时对于试点项目和未来的规划进行说明。试点项目的审批程序参考项目立项流程。

（5）如果公益计划在时间、内容、用途、预算或概算等方面存实质性的变更，须再次按照公益计划的审批流程进行审批。

3. 具体项目的设计和审批

（1）具体项目可以由新余市扶贫慈善基金发起和设计，也可由新余市扶贫慈善基金的项目合作机构发起和设计，或者双方共同发起和设计。除项目活动外，具体项目可以包含传播和筹资等支持性活动。

（2）具体项目的周期一般不超过2年。

（3）项目计划书是描述项目内容、项目目标、项目策略、项目活动、项目产出和项目预算等管理要素的主要文件。项目计划书可以由新余市扶贫慈善基金或者合作机构完成。

（4）项目的审核与批准

1）项目官员对合作机构提交的项目计划书进行审核和筛选，与潜在合作机构进行沟通、协商，并辅导潜在合作机构对项目计划书进行修改。项目官员有责任指导合作机构按新余市扶贫慈善基金项目资金预算管理规范制定项目预算；

2）总预算超过50万元的项目，该项目负责人需将立项资料提前2个工作日递交给副秘书长审核，副秘书长审核后向秘书长提交意见，秘书长在此基础之上进行审批。总额预算低于50万的项目，由副秘书长审核后，提交给财务部门审核，之后报秘书长进行审批。项目部门审核时间为2个工作日，财务部审核时间为3个工作日。

3）财务部需在立项审批中发表财务审核意见。财务立项审核的重点主要为项目预算是否符合年度预算，是否符合资金管理规定和财务管理制度以及是否存在计算错误等。项目负责人首先有责任审核合作机构制定的预算并保证其合理性和适当性。

4）紧急救灾项目立项流程可以按照简化流程进行，即由紧急救灾项目人员负责准备《项目建议书》和《项目立项审批表》，经灾害管理部负责人审核后，直接报秘书长审批。之后由秘书长报执行理事长并抄报创始人，由执行理事长批准后执行。

4. 项目拨款

（1）新余市扶贫慈善基金按项目实际进展情况，分批向受资助机构拨付项目资金。一般情况下，应当根据项目资金规模和合作机构规模，保留项目预算总额的5%-20%作为质量保证金，在项目结束后，由新余市扶贫慈善基金验收合格后方可予以支付。

（2）项目负责人按照项目资助协议约定的拨款时间，在符合拨款条件的前提下，填写付款申请单并跟踪付款流程。

（3）付款流程和授权为：拨付资金不大于20万元人民币的，本部门负责人审批，报送财务部门审核后付款，同时抄报秘书长；拨付资金大于20万元人民币而不大于100万余人民币的，秘书处审核后报财务部审核，然后报秘书长审批，财务部付款；拨付资金大于100万元人民币的，秘书长审核后报执行理事长审批，然后交财务部付款。

（4）财务部收到完整付款审批材料后方可安排付款。完成审批后的付款处理时间一般不超过3个工作日，紧急救灾项目付款一般不超过2个工作日。

（5）项目负责人有责任督促接受款项的合作机构在汇款到账后的20个工作日内须提供合规合法票据。

5. 项目执行、监测与评估

（1）项目批准后，由合作机构或者新余市扶贫慈善基金的项目负责人负责执行。合作机构实施的项目，由合作机构和新余市扶贫慈善基金共同进行监测；新余市扶贫慈善基金本身执行的项目，由该项目的负责人进行项目监测。

（2）项目的调整和变更

1）如项目所处社会环境、自然环境等客观因素或合作机构本身发生重大调整，而导致项目目标，活动和其他内容发生重大变化，需报新余市扶贫慈善基金审核批准。

2）如项目时间发生变更，时间延长3-6个月，由该项目负责人决定是否中止项目或批准变更，当时间延长6个月以上的，由秘书长决定是否中止项目或批准变更。

（3）基金会按需对项目进行监测、抽查，检查各环节是否符合项目管理要求。

6. 项目完成

（1）项目实施完成后，该项目的负责人应当在对项目的评估和总结基础之上，制定《项目总结报告》，提交新余市扶贫慈善基金本项目负责人审核；财务部门应当对《项目总结报告》的财务部分进行审核，后交秘书长审批存档。

（2）项目完成之后，新余市扶贫慈善基金该项目的负责人和财务部门共同对项目资金进行清算，并完成《项目财务总结报告》，与《项目总结报告》同时归档。

7. 项目非正常中止处理

（1）如果出现以下情况，新余市扶贫慈善基金将考虑单方面中止项目的执行：

1）合作机构未能根据按照项目计划书实施项目的;

2）合作机构未根据项目计划书、资金使用计划或预算，违规或违约使用资金的;

3）合作机构项目未按期完成，或项目计划未征得新余市扶贫慈善基金同意擅自发生重大变更的;

4）合作机构获得其他方对项目的资助而不告知新余市扶贫慈善基金的;

5）合作机构提交虚假内容的项目报告;

6）合作机构提交虚假内容的财务报告和原始单据;

7）合作机构拒绝配合财务审计;

8）合作机构项目活动质量异常低下，在新余市扶贫慈善基金组织的检查、审计中暴露了项目的较重大问题的;

9）合作机构未能提供配套资金或人力资源;

10）其他使项目不能实施的外在因素.

（2）如新余市扶贫慈善基金项目官员在对项目进度及资金使用方面认为有重大问题，将与合作机构协商进行调整，如效果依然不佳，新余市扶贫慈善基金有权改变预算资金的金额或者用途，缓拨或停拨下期的项目资助款。

（3）对合作机构在申报、管理和实施过程中，存在弄虚作假、截留、挪用、挤占项目资金等违反国家法规或本规定的行为视为违约，新余市扶贫慈善基金将依据协议的有关条款撤销或中止项目合同，并根据情况采取停止拨款、追回项目资金及使用项目资金购置的所有资产等措施，情况严重者将追究刑事责任。

8. 附则

8.1 本制度自签署之日起试行3个月，之后依据试行期评估结果修订再作颁布正式执行。

8.2 本制度解释权归新余市扶贫慈善基金秘书处。

8.3 本制度每年须进行回顾，全体员工参与讨论更新。